Denna artikel är endast för administratörer.


Inledande ord


Med denna artikel vill vi visa dig hur du kan jobba med anonymisering och gallring av data i EduAdmin.
Frågor om hur länge du bör spara uppgifter, vilka uppgifter du ska ta in eller juridiska frågor om GDPR kan vi inte svara på då det skiljer sig från kund till kund. Och det är upp till er som Personuppgiftsansvariga att besluta om en policy kring detta. Tala gärna med den som är personuppgiftsansvarig inom er organisation.


Om du undrar över hur du rensar känsliga personuppgifter som t.ex. specialkost, se mer information om det här.


Definitioner

Individ = Kund (om privatperson), Kontaktperson eller Person.

Anonymisering = Åtgärd för att göra individen ej identifierbar (inte längre en personuppgift).


Anonymisering och Gallring


För att ställa in anonymiseringen så går du in under Företagsinställningar -> Administrera -> Anonymisering. Det ni ställer in på denna sida är följande:

  • Ska ni bevara frågor/egna fält på Individ eller inte?
  • Hur länge ska ni spara uppgifterna?
  • Vilket urval ska ni använda för rensningen?
  • Vilka kundgrupper innehåller företag, vilka innehåller privatpersoner och vilka ska inte anonymiseras alls?
  • Vill ni använda automatisk anonymisering eller manuell?


Byt ut deltagare mot namnlösa

Om ni byter ut deltagarna mot namnlösa deltagare vid anonymiseringen så kommer alla fält är kopplade till deltagaren också att försvinna från bokningen.


Om ni inte byter ut deltagare mot namnlösa så anonymiseras fortfarande personinformationen (namn, personnummer, adress, e-post m.m.) men deltagaren ligger kvar med namnet Anonym på bokningen. Ni kan då fortfarande se information som sparats i egna fält och i deltagarfrågor. Denna inställning används framförallt av våra kunder som behöver spara t.ex. nationalitet i egna fält på personnivå, men annan information ska anonymiseras. 



Intervall

Hur länge vill ni ha kvar personuppgifter i systemet? Observera att olika uppgifter får sina ”datum för anonymisering” uträknade på olika sätt.

Händelser...


Urval

Här ställer ni in om Individen ska vara helt inaktiv för att anonymiseringen ska köras, eller om ni vill anonymisera uppgifter löpande.

En Individ räknas som inaktiv när alla händelser inträffat innan datumet för valt intervall.

En Individ räknas som aktiv om det fortfarande finns en eller flera händelser efter datumet för valt intervall. 


Exempel: Er inställning för intervall är satt till att spara information i 10 dagar, därefter ska den anonymiseras.
En Individ är kopplad till två bokningar. 

Bokning 1: genomfördes för 20 dagar sedan.

Bokning 2: genomfördes för 5 dagar sedan.

Med inställningen: Av

Så blir ingen av bokningarna anonymiserade, då Individen har minst en händelse som inte får anonymiseras ännu. 


Med inställningen: På

Så kommer Bokning 1 att bli anonymiserad, då den har passerat datumen för att bli anonymiserad. Bokning 2 kommer vara giltig för anonymisering när den i sin tur passerat datumet för valt intervall.


Kundgrupp

Här ställer ni in vilka kundgrupper som innehåller vilken typ av kunder (privatpersoner eller företag).

Om kundgruppen innehåller företag är vald, kommer enbart Kontakter/Personer/Deltagare att anonymiseras, men kundinformationen (företagsinformation) kommer att lämnas kvar.

Om kundgruppen innehåller privatpersoner är vald, kommer all information relaterat till Individen att anonymiseras.

Om en kundgrupp innehåller både privatpersoner och företag så bör ni dela upp dessa i nya kundgrupper för att ni ska kunna jobba effektivt och automatiserat med anonymiseringsmodulen.



Automatisk anonymisering

Vill ni att systemet automatiskt raderar / destruerar informationen enligt ovanstående inställningar, eller vill ni utföra rensningen manuellt?

Den automatiska anonymiseringen körs en gång per dag, och utför anonymiseringen enligt reglerna ovan.

OBS! En anonymisering går inte att ångra!


Manuell anonymisering

Den manuella anonymiseringen körs genom att du först gör en sökning i ert kundregister, och därefter trycker på Anonymisera på söksidan enligt reglerna ovan.

Sedan klickar du på knappen för att permanent anonymisera uppgifterna.

OBS! En anonymisering går inte att ångra!